Si
quieres hacer un buen trabajo, debes tener claro cuáles son tus prioridades.
Los trabajadores en una cadena de una fábrica lo tienen fácil: su trabajo ya ha
sido definido. Pero para nosotros, los trabajadores de conocimiento, en las
oficinas, definir el trabajo es más complicado. No queda claro cuándo nuestro
trabajo está finalizado; siempre podemos hacer más cosas o hacerlas mejor. Mi
lista con cosas para hacer nunca finaliza: en este momento puedo elegir entre
docenas de próximas acciones.
No
podemos invertir energía, dinero, tiempo y/o atención sin limitaciones. Yo sé
que mi límite está en más o menos 40 tareas en la lista de próximas acciones
para tener una probabilidad razonable de hacerlas en una semana
(además de la citas, sesiones de consultoría,
etc. que están planificadas en el calendario).
No
sería lógico poner 80 tareas en mi lista de acciones, porque no puedo hacer
tantas tareas en una semana. Si hay más cosas para hacer, tendré que elegir, y
para poder elegir necesito establecer mis prioridades.
¿Por
qué priorizar es tan difícil?
Yo
creo que parte de nuestros problemas con prioridades viene de nuestra
incapacidad de realmente elegir algo. Si elegimos de hacer una
tarea implica que también estamos eligiendo de no hacer las demás
cosas. Además, tomar decisiones cuesta tiempo y energía. Para poder tomar
decisiones necesitas una visión general de tus opciones y desarrollar esta
visión es una inversión que debes hacer.
Unos
consejos para priorizar
Aprende
a decir “no”; una habilidad que hemos perdido poco a poco después de los dos
primeros años de nuestra vida. Decir no es difícil, porque
parece que te estás limitando. Pero al final, decir no crea espacio para las
cosas realmente importantes.
Una lista completa de todos tus compromisos es esencial para poder decir no, porque es más fácil si tienes argumentos cuantitativos del volumen de trabajo actual.
Una lista completa de todos tus compromisos es esencial para poder decir no, porque es más fácil si tienes argumentos cuantitativos del volumen de trabajo actual.
Toma
las decisiones lo antes posible
Con
cada trozo de información que entra en tu vida, tu cabeza o tu oficina tendrás
que tomar una decisión tarde o temprano. Mucha gente toma esta decisión al
último momento después de haber intentado de ignorar esa hoja de papel durante
muchos días.
Es mejor procesar la información lo antes posible, para no tener que ocuparte más tiempo del necesariamente posible y para poder descartar cosas rápidamente.
Es mejor procesar la información lo antes posible, para no tener que ocuparte más tiempo del necesariamente posible y para poder descartar cosas rápidamente.
Mantenga
un inventario completo de todos tus compromisos
Como
he dicho anteriormente, es importante tener claro cuáles son tus posibilidades
para elegir, pero muchas personas no tienen esta visión general de sus
compromisos (yo trato cada cita en mi calendario y cada acción en mi lista de
tareas como un compromiso). Cuando unas semanas atrás pregunté a un cliente de consultoría qué
cosas tenía pendientes para la semana, esta persona tenía que consultar
material en al menos 4 carpetas antes de darme una estimación. Obviamente, en
el día a día usaba su subconsciencia para seleccionar tareas. Te puedo asegurar
que el subconsciente no tiene un inventario completo de tus compromisos, y sin
esta visión general tus elecciones son limitadas y por tanto ineficaces.
Solo
si dispones de una lista de Próximas Acciones para esta semana
tendrás una visión general que puedes usar para seleccionar lo que quieres
hacer ahora.
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