El coaching en la gestión del tiempo

Rosa Estañ

El tiempo es inflexible: pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensación opuesta. Incluso el tiempo es el bien más valioso que tenemos. Sin embargo, pasamos la mayor parte de éste dedicados a muchos problemas relativamente secundarios, en lugar de concentrarnos en pocas actividades, pero de vital importancia.

Por ejemplo, la Ley de Pareto sobre el tiempo -fijada por el economista italiano Vilfredo Pareto mediante sus investigaciones de estadística- establece lo siguiente:

• El 20% de una entrevista proporciona el 80% de las conclusiones.
• El 20% del trabajo de mesa posibilita el 80% del éxito en el trabajo total.
• El 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados.

El resto del tiempo suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones, entre otras situaciones. Esta ley puede aplicarse para conocer lo que nos ofrece resultados en la empresa y para decidir correctamente qué hacer en primer lugar, con el objetivo puestos en las tareas de mayor rentabilidad.

Por otra parte, la Ley del trabajo interrumpido dice: cuando interrumpimos continuamente nuestro trabajo, éste pierde rentabilidad y el sumatorio de los tiempos empleados en una tarea que interrumpimos continuamente es mayor que el obtenido de una tarea que se desarrolla de forma continua. Esta ley puede servirnos para:

• No interrumpir trabajos importantes en el momento de planear la agenda.
• Dedicar las horas de menos interrupciones a los asuntos que reportan mayores rendimientos.

Además, la Ley de productividad negativa puntualiza: un excesivo horario de trabajo provoca rendimientos proporcionalmente inversos. Esta ley puede ayudarnos a programar nuestra agenda de forma que no influyamos de manera negativa en la realización de tareas, que por un excesivo afán de trabajo resulta un fracaso.

Ahora bien, la mayor parte del tiempo y de la energía se malgastan porque faltan objetivos, planificación, prioridades y visiones de conjunto. Una perfecta gestión del tiempo nos abrirá caminos para:

• Obtener una mejor panorámica de las actividades y prioridades.
• Tener más tiempo libre para la creatividad.
• Dominar, reducir y evitar el estrés.
• Tener más tiempo libre.
• Alcanzar consecuente y sistemáticamente los objetivos propuestos.

La capacidad para gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización. Un primer paso para mejorar su gestión consiste en detectar aquellos factores a los que podemos denominar “ladrones de tiempo”.

Los “ladrones del tiempo” son: las interrupciones, el mal uso del teléfono, las reuniones - previstas o no -, dejar las cosas para después, el desorden y la burocracia, la comunicación ineficaz, el mal uso del correo electrónico y la escasa disciplina personal.

Ahora bien, "gestión del tiempo" es cualquier sistema para controlar el tiempo de la forma más eficiente posible. Estableciendo un sistema de control del tiempo en el quehacer diario podemos aprender a identificar y eliminar los factores que nos hacen perder el tiempo y desarrollar su un control eficaz.

Y entonces surge la interrogante: ¿Cómo gestionar de manera óptima el tiempo? Para gestionar bien el tiempo se pueden aplicar una serie de principios básicos:

• a) Planificar por adelantado.
• b) Hacer y seguir una lista de prioridades: tareas importantes y urgentes, tareas importantes, tareas urgentes y tareas de minucia.
• c) Agrupar las tareas según las capacidades requeridas.
• d) Programar actividades de descanso.
• e) Prometer menos y cumplir más.
• f) Hacer un seguimiento de los procesos.
• g) Delegar todo lo que se pueda.
• h) Establecer parámetros para decir “no”.
• i) Tener en cuenta la curva del rendimiento.

Una herramienta clave para gestionar el tiempo es la agenda. Por medio de ella se programa un conjunto de acciones previstas para el día; por eso resulta una excelente forma de recordar, flexibilizar o priorizar los objetivos laborales. La principal dificultad con la que nos encontramos es la alteración de la misma por imprevistos que surgen.

Sugerencias para llevar la agenda de forma óptima:

• Anotar, en primer lugar, las fechas ya comprometidas para entrevistas, citas o reuniones.
• Señalar las tareas con fechas/horas límite establecidas previamente.
• Reservar espacios temporales para asuntos con fechas límite.
• Anotar las demás cuestiones que se consideren importantes a las que tengamos que dedicarles tiempo.

Para estar seguro de poder poner en práctica cualquier cambio que se decida hacer en la agenda de trabajo o en la personal, es necesario reflexionar primero sobre la capacidad propia de organización. Ahora se habla mucho de la gestión del tiempo, aunque el concepto está íntimamente relacionado con el hecho de saberse organizar en general. En el ámbito laboral, cuando se está a punto de comenzar una reunión, por ejemplo, es beneficioso para todos los asistentes establecer unos límites temporales teniendo en cuenta el tiempo del que se dispone, ya que cuando las reuniones se alargan y quedan muchas cuestiones por resolver sobre la mesa, o no se trata lo importante, la gente se frustra.

Si al final de la jornada de trabajo usted se siente esterado o frustrado porque tiene cosas pendientes, entonces aprender a calcular las tareas factibles a lo largo del día puede resultarle beneficioso. Cuando inicie una tarea, pregúntese de cuánto tiempo dispone. A partir de ahí, le será más fácil ceñirse a lo que haya planificado para ese día.

Por último, algunas de las preguntas que debemos responder son las siguientes:

• ¿Le resulta fácil cumplir con todo lo que quiere o necesita hacer a diario?
• ¿A lo largo del día, va pasando tranquilamente de una actividad a la siguiente?
• ¿Le resulta fácil determinar cuánto tiempo le llevará una actividad?
• ¿Escribe una lista de los asuntos que debe resolver en el día?
• ¿Establece prioridades?
• ¿Sabe decir “no”?
• ¿Cómo es ahora mismo un día normal de trabajo?
• ¿Cuántas cosas intenta hacer en una sola jornada?
• ¿Es realista al respecto?
• ¿Qué actividades de su trabajo, como Director de Oficina, son prioritarias?
• ¿Cómo puede saber qué actividades son prioritarias?
• ¿Qué necesita que ocurra para que determinadas actividades no acaben en la lista de cosas urgentes o importantes?
• ¿Qué le gusta más hacer de todos los asuntos que son de su competencia?
• ¿Sabe delegar?
• ¿Es capaz de darse a usted mismo el apoyo que necesita?
• ¿Qué hace para alcanzar determinado objetivo? ¿Cuándo, dónde y cómo?

(La autora Rosa Estañ es Consultora-Coach personal y empresarial. Puede contactar con la autora desde autores@tisoc.com )