Cada vez habrá más Knowmad: Know (conocimiento) y Mad(nómada),
esto es: Nómadas del Conocimiento, una persona con un perfil
definido por un conjunto de características, donde una de las más destacables
es que: no entiende de fronteras ni de límites geográficos, políticos,
sociales, económicos, culturales. Su concepción de mundo no es local, sino
global.
Bajo ese prisma, en un entorno, donde hay una tendencia a difuminarse las fronteras de espacio y tiempo, desde mi punto de vista, hay una variable crítica para el éxito: la productividad. Y es así porque hay muchas amenazas que la ponen en peligro.
Para tener éxito hay que ser productivo
No hay otra alternativa, y:
Productividad no es hacer muchas cosas,
sino eliminar todo lo que no tiene que hacerse
Ya decía Warren Buffet, autor incluido en Aprendiendo de
los mejores (Alienta, 5ª edición), que:
La diferencia entre las personas ‘exitosas’ y
las ‘muy exitosas’,
es que las ‘muy exitosas’ dicen NO a casi todo
Productividad es centrarse en lo importante, y descartar todo lo demás. Esta idea la tiene clara poca gente. La mayoría de la gente cree que ser productivo consiste en cómo meter en la agenda más y más cosas. Error garrafal. Trabajar menos no es pereza, sino inteligencia. Poner el foco y la atención en lo relevante dejando a un lado el resto de las cosas.
La Productividad es el resultado de unos objetivos bien definidos,
porque cuando uno tienes las cosas claras es fácil saber en qué centrarse.
Hoy ha vuelto a caer en mis manos, un artículo que tenía
recopilado del conocido Timothy Ferriss —él de esto sabe bastante—, autor del
libro La semana
laboral de 4 horas. El título del artículo es: La lista de
cosas que no hay que hacer. 9 costumbres que deben abandonarse ya. Lo
publicó el 6 de febrero de 2008. Lo recupero y reproduzco y resumo algunas
partes porque apunta algunos tips que conviene tener en cuenta
para ganar la batalla de la productividad. Seguro que es de tu interés:
1. No contestes llamadas de números de teléfono sin identificar.
Sorpende a los demás, pero no dejes que te sorprendan a ti. Las
consecuencias son interrupciones no deseadas o una situación no muy propicia
para negociar. Deja que graben un mensaje en tu buzón de voz.
2. No mires el correo electrónico a primera hora de la mañana o a última hora de la noche.
La primera opción afecta a tus prioridades y planes para el día, y la segunda te provocará insomnio. El correo electrónico puede esperar hasta las 10 de la mañana, después de que hayas resuelto al menos un asunto importante.
3. No aceptes reuniones ni llamadas si no están claros el orden del día o su duración.
Si el objetivo está claramente definido o hay una fecha y una lista de temas a tratar, ninguna reunión o llamada debería durar más de 30 minutos. Conciértalas con antelación a fin de poder prepararla a conciencia y emplear bien el tiempo.
4. No permitas que la gente divague.
Olvídate del ‘¿Qué tal va todo?’ cuando alguien te llame. Limítate a preguntar ‘¿Qué pasa?’ o a decir ‘Estoy ocupado, ¿qué ocurre?’. Mucha veces, para zanjar un asunto, hay que ir al grano.
5. No revises constantemente el correo electrónico. Contente y revísalo a las horas establecidas.
Deshazte de ese dispensador de papelinas de cocaína que es el correo electrónico y concéntrate en los asuntos importantes que debes resolver en vez de responder a supuestas emergencias. Instala un contestador automático de mensajes y revisa el correo dos o tres veces al día.
6. Limita al mínimo la comunicación con los clientes que dan pocos beneficios y que sean muy exigentes.
No hay ningún camino que garantice el éxito, pero el más seguro es tratar de complacer a todo el mundo. Haz un análisis 80/20 de tus clientes en base a dos aspectos: qué 20% genera el 80% o más de beneficios y qué 20% consume el 80% de tu tiempo. Luego pon el más y menos productivo en piloto automático con la excusa de un cambio en la política de la empresa y mándales un correo electrónico con las nuevas normas con puntos muy concretos: número de llamadas telefónicas permitidas, horas en que respondes a los correos electrónicos, pedidos mínimos, etc.
7. No trabajes de más para afrontar una situación no agobiante. Establece prioridades.
Si no estableces prioridades, todo parece ser muy urgente e importante. Si defines el asunto importante del día, casi nada parece ni urgente ni importante. A menudo es tan sólo cuestión de dejar que ocurran las cosas malas (devolver una llamada telefónica con retraso y pedir disculpas, pagar algo con recargo, perder un cliente poco razonable...) para asumir los asuntos importantes. La respuesta a una situación agobiante no es hacer equilibrios haciendo girar más platos, sino en definir las pocas cosas que pueden cambiar realmente tu trabajo y tu vida.
8. No lleves tu móvil encima todos los días 24 horas.
Libérate al menos durante un día a la semana de las ataduras digitales. Apágalos, o mejor aún, déjalos en casa. Yo suelo hacerlo todos los sábados y te recomiendo que dejes el móvil en casa si sales a cenar fuera. ¿Y qué si devuelves una llamada de teléfono una hora más tarde o a la mañana siguiente? Tal y como le comentó un lector a un colega molesto que trabajaba las 24 horas, los 7 días de la semana y esperaba que todo el mundo hiciera lo mismo: ‘No soy el Presidente de Estados Unidos. Nadie debería necesitarme a las 8 de la noche. Vale, no me localizaste, pero, ¿acaso ocurrió algo grave?’. Qué le respondió: nada.
9. No esperes llenar con el trabajo un vacío que las relaciones y las actividades fuera de él no consiguen llenar.
El trabajo no lo es todo en la vida. Tus colegas no deberían ser los únicos amigos que tengas. Establece un programa de prioridades, y defiende ese programa de prioridades ante los demás. No te olvides de la Ley de Parkinson y oblígate a aprovechar tu jornada laboral a fin de que tu productividad por hora no se pierda por el desagüe. Concéntrate, zanja los asuntos importantes y vete. Estar todo el fin de semana mandando correos electrónicos no es forma de pasar el poco tiempo del que dispones en este planeta.
Lo que ahora se lleva es concentrarse y cumplir con las obligaciones, pero sólo es posible una vez dejamos de lado las constantes distracciones. Si tienes problemas para decidir lo que ‘debes hacer’, simplemente concéntrate en lo que ‘no debes hacer’. Es un medio distinto para conseguir el mismo fin.
2. No mires el correo electrónico a primera hora de la mañana o a última hora de la noche.
La primera opción afecta a tus prioridades y planes para el día, y la segunda te provocará insomnio. El correo electrónico puede esperar hasta las 10 de la mañana, después de que hayas resuelto al menos un asunto importante.
3. No aceptes reuniones ni llamadas si no están claros el orden del día o su duración.
Si el objetivo está claramente definido o hay una fecha y una lista de temas a tratar, ninguna reunión o llamada debería durar más de 30 minutos. Conciértalas con antelación a fin de poder prepararla a conciencia y emplear bien el tiempo.
4. No permitas que la gente divague.
Olvídate del ‘¿Qué tal va todo?’ cuando alguien te llame. Limítate a preguntar ‘¿Qué pasa?’ o a decir ‘Estoy ocupado, ¿qué ocurre?’. Mucha veces, para zanjar un asunto, hay que ir al grano.
5. No revises constantemente el correo electrónico. Contente y revísalo a las horas establecidas.
Deshazte de ese dispensador de papelinas de cocaína que es el correo electrónico y concéntrate en los asuntos importantes que debes resolver en vez de responder a supuestas emergencias. Instala un contestador automático de mensajes y revisa el correo dos o tres veces al día.
6. Limita al mínimo la comunicación con los clientes que dan pocos beneficios y que sean muy exigentes.
No hay ningún camino que garantice el éxito, pero el más seguro es tratar de complacer a todo el mundo. Haz un análisis 80/20 de tus clientes en base a dos aspectos: qué 20% genera el 80% o más de beneficios y qué 20% consume el 80% de tu tiempo. Luego pon el más y menos productivo en piloto automático con la excusa de un cambio en la política de la empresa y mándales un correo electrónico con las nuevas normas con puntos muy concretos: número de llamadas telefónicas permitidas, horas en que respondes a los correos electrónicos, pedidos mínimos, etc.
7. No trabajes de más para afrontar una situación no agobiante. Establece prioridades.
Si no estableces prioridades, todo parece ser muy urgente e importante. Si defines el asunto importante del día, casi nada parece ni urgente ni importante. A menudo es tan sólo cuestión de dejar que ocurran las cosas malas (devolver una llamada telefónica con retraso y pedir disculpas, pagar algo con recargo, perder un cliente poco razonable...) para asumir los asuntos importantes. La respuesta a una situación agobiante no es hacer equilibrios haciendo girar más platos, sino en definir las pocas cosas que pueden cambiar realmente tu trabajo y tu vida.
8. No lleves tu móvil encima todos los días 24 horas.
Libérate al menos durante un día a la semana de las ataduras digitales. Apágalos, o mejor aún, déjalos en casa. Yo suelo hacerlo todos los sábados y te recomiendo que dejes el móvil en casa si sales a cenar fuera. ¿Y qué si devuelves una llamada de teléfono una hora más tarde o a la mañana siguiente? Tal y como le comentó un lector a un colega molesto que trabajaba las 24 horas, los 7 días de la semana y esperaba que todo el mundo hiciera lo mismo: ‘No soy el Presidente de Estados Unidos. Nadie debería necesitarme a las 8 de la noche. Vale, no me localizaste, pero, ¿acaso ocurrió algo grave?’. Qué le respondió: nada.
9. No esperes llenar con el trabajo un vacío que las relaciones y las actividades fuera de él no consiguen llenar.
El trabajo no lo es todo en la vida. Tus colegas no deberían ser los únicos amigos que tengas. Establece un programa de prioridades, y defiende ese programa de prioridades ante los demás. No te olvides de la Ley de Parkinson y oblígate a aprovechar tu jornada laboral a fin de que tu productividad por hora no se pierda por el desagüe. Concéntrate, zanja los asuntos importantes y vete. Estar todo el fin de semana mandando correos electrónicos no es forma de pasar el poco tiempo del que dispones en este planeta.
Lo que ahora se lleva es concentrarse y cumplir con las obligaciones, pero sólo es posible una vez dejamos de lado las constantes distracciones. Si tienes problemas para decidir lo que ‘debes hacer’, simplemente concéntrate en lo que ‘no debes hacer’. Es un medio distinto para conseguir el mismo fin.
Por FRANCISCO ALCAIDE HERNÁNDEZ
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