Las
cosas importantes suelen requerir de cierta calma. Y lograrla, ahora puede
estar a un click. Aunque a veces lo olvidemos, todos
sabemos por ejemplo, que comer despacio favorece la asimilación de los
alimentos y un mejor aprovechamiento de nuestra energía. Quizás por eso los
yoguis digan aquello de que “hay que beber los sólidos y masticar los líquidos”.
Con nuestros “asuntos” y tareas pasa lo mismo: si queremos aprovecharlos
debemos masticarlos de tal modo que facilitemos su asimilación. Con esto quiero
decir algo evidente: ¿acaso no se nos “atragantan” a
veces algunos “asuntos”?… Muchas veces suele ser porque no los hemos
“masticado” suficientemente.
Si has
desarrollado hábitos
para estar en todo y dedicas un tiempo a diario para procesar
tus asuntos pendientes, además de descartar
lo que no requiere de tu actuación inmediata, lo que también te
podría ayudar es poner un poco de orden en las “cosas” que sí tienes que hacer.
Si sigues el diagrama de flujo podrás ver que hay distintas
“cosas” que deberías atender… perosentirás cómo hay algunas que
te apetecen más y otras que te dan pereza… y ya tenemos servida
una nueva trampa para procrastinar.
Mark
Twain, que según parece sabía mucho de productividad personal, decía que “El
secreto para avanzar es comenzar. Y el secreto para comenzar es
dividir las tareas abrumadoramente grandes en tareas pequeñas y manejables, y
abordar la primera“. Seguir el consejo de Mark Twain nos lleva
a plantearnos una de las preguntas más importantes para preparar bien la
digestión de cada uno de nuestros asuntos: ¿Cuál es la acción siguiente?… Vaya…
qué tontería, ¿no?
“Tener
una reunión con el cliente X” o “preparar el informe de seguimiento sobre el
proyecto Y”, por ejemplo, no son acciones sino “cosas” o “asuntos” que están
compuestos de varias acciones entre las cuales algunas podrían ser “Enviar un
mail al cliente X para concertar una cita” o “Hacer un mapa mental con los
distintos aspectos que debería incluir en el informe”. El problema de trabajar con “cosas”,”asuntos” o “tareas” en vez de
hacerlo con “acciones” es que se suelen indigestar: unas veces las
dejamos para otro momento mejor (que no llega) porque son muy grandes o porque
no está suficientemente claro lo que tenemos que hacer y otras las hacemos pero
nos dejan sin tiempo para otros asuntos que se van quedando…
Por
eso, si queremos avanzar en todos nuestros proyectos de una manera
equilibrada (no dejando algunos abandonados) y no volver a
procrastinar, es importante que aprendamos a trocear en “acciones ejecutables
de una sola vez”. Como dice David
Torné, “El secreto para no procrastinar consiste en aprender a
elegir el tamaño de la tarea para poder hacerla de una sentada”. Así pues, el nuevo hábito está servido: al procesar los asuntos pendientes,
preguntarse sobre cada uno de ellos:
“¿cuál es la siguiente acción ejecutable de una sentada?”
Te va a
salir una lista más larga pero también más fácilmente digerible, porque hay tres menús que te ayudarán a preparar una dieta de
tareas muy equilibrada:
§
La casi mágica “regla de los 2
minutos”. Si cuando estás procesando tus acciones
pendientes te encuentras con alguna cuya ejecución te llevaría menos de 2
minutos (+ó-), hazla en el momento. Es más eficiente que volver a
encontrártela, volver a descifrarla y volver a decidir qué haces con ella. Solo
aplicar esta fórmula te dará una percepción muy positiva de haber avanzado.
Casi mágica…
§
La delegación.
Cuando la acción no te corresponde a ti o es mejor que la haga otra persona,
puedes delegarla e introducir alguna pauta de seguimiento en tu agenda (si
tiene que ser en una fecha concreta) o en una lista de asuntos pendientes.
§
El archivo de la acción para
cuando llegue el momento idóneo para realizarla. Este es un asunto algo complejo en el que se encierra uno de
los mayores aportes de GTD…
Será mejor desmenuzarlo en otro post 
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