Todo tiende al desorden

Existe un concepto científico procedente de la termodinámica que se conoce con el nombre de entropía. Se trata del proceso mediante el cual la energía pierde la capacidad de generar trabajo útil, o lo que es lo mismo, se transforma en otro tipo de energía que es menos aprovechable y controlable, lo que implica se genere desorden. Suele decirse que la entropía mide el grado de desorden de un sistema y que dada la situación de constante cambio que existe en la naturaleza, todo en ella tiende al desorden.

Aplicando el concepto a la productividad tal y como apunta Jerónimo Sánchez, cabría decir que, todo tiende al desorden, a no ser que hagamos algo al respecto. No puedo estar más de acuerdo con ello por lo que la revisión completa de nuestro sistema resulta crucial para tratar de mantener el orden dentro del desorden.

Sacar cualquier cosa que nos ronde la cabeza no implica eludir la responsabilidad de gestionarla de forma adecuada. Por otro lado el hecho de contar con una buena planificación no te conduciría al resultado a menos que la revises de forma periódica para ver cómo se está avanzando.

La revisión periódica de tu sistema cumple dos funciones muy concretas: la primera de ellas es la de mantenerlo totalmente actualizado y la segunda, dotarlo de garantía para poder hacer las mejores elecciones en cada momento, es decir, hacerlo confiable. Si lo que quieres es mantener el control, deberás revisar tu sistema de forma regular, para mantener actualizado su contenido e ir renovándolo con el fin que te muestre la realidad de tus compromisos en cada momento.

Para que el conocimiento sea productivo tenemos que aprender a ver tanto el bosque como los árboles. Tenemos que aprender a conectar. Peter Drucker

Una revisión diaria del sistema te permitirá ir viendo cómo están los árboles, como van creciendo, cómo están sus hojas, etc. Y una revisión, al menos una vez a la semana, te permitirá ver cómo está el bosque en general.

La falta de revisión suele ser uno de los grandes motivos por los que las personas que comienzan con GTD suelen caerse del barco de la productividad. El hecho de dar los primeros pasos, aclarar el significado de los asuntos, planificar los proyecto y dotar a todo esto de un sistema de organización funcional no sirve de nada si no se revisa de forma regular. De hecho esta situación suele generar más estrés, dado que las cosas regresan de nuevo a la mente de forma involuntaria ya que el cerebro trata de recordarlo todo de nuevo.

Si desarrollas el hábito de la revisión conseguirás dotar a tu sistema de confianza y seguridad hecho que te hará estar totalmente relajado y al margen del tiempo. Recuérdalo siempre, todo tiende al desorden a no ser que hagas algo al respecto. Es un mantra que no debes olvidar si quieres que tu productividad no caiga, tanto por exceso como por defecto.

Por Antonio José Masiá